資訊大爆炸的時代，來自四面八方的大量訊息充斥於多數人的日常。然而，就如同雙面刃一般，無法從一而論此現象的好與壞。
隨著既有的工作模式轉變成為混合工作型態，團隊內部產生了效率上的差距，即便團隊運用電子郵件、聊天軟體或是其他形式的通訊工具，努力提升整體工作效率以及生產力，並使其更有彈性。然而，這些看似便捷的數位工具卻也是導致注意力短缺的關鍵因素。根據統計，不論是在辦公室或者是在家工作，電子郵件和視訊通話都讓多數人無法在單一工作上保有一小時的專注度。
了解「專注力」的重要性
經濟學人（EIU） 與 Dropbox 的知識工作者研究報告顯示，僅有 15% 的受訪者表示所隸屬的公司有提供內部專注力培訓課程、講座或是透過內部宣導推廣工作專注度、不鼓勵員工一心多用；另外有 10% 的受訪者表示公司有鼓勵員工訂定自己的「專注時間」。在美國，注意力不集中的損失還可以數字計算，每位員工的損失總額超過 3 萬美元，美國企業每年的總損失額亦高達 3,900億美元。
因此，讓員工使用合適的數位工具來重拾失去的專注力，已成為每間企業提升生產力的關鍵要素。
「自動化」和「異步」溝通成關鍵
為了確保遠距工作流暢的運作，企業經常使用的一項策略是將任務自動化，例如議程編排。對於分散式團隊而言，將工作項目自動化能事先避免團隊中其他成員花過多時間處理細碎的瑣事。另一種有效提高專注力的方法是能全權掌控自己的時間，許多海外同事表示，在工作中具備時間自主權，不但讓他們能全神貫注，更減少了許多注意力分散的時間。
然而，與實際到辦公室工作相比，預定會議的數量以及總工時急劇增加，透過異步溝通幫助減少了同事之間需要額外約時間討論的狀況，凸顯了 「異步」溝通所帶來的便利性。
工欲善其事，必先利其器
許多知識型工作者在工作中會使用一系列不同的數位工具，從線上文件到試算表、LINE通訊軟體到微軟的Teams，有時他們可以選擇使用自己熟悉的工具，但大多數時候企業會使用統一的數位工具以維持內部作業系統標準化。有鑑於每間企業和員工的偏好不同，我會建議在工作中至多選用五種數位工具進行溝通最為合適。
以我的團隊為例子，我們選用以下四類為主要的數位工具，幫助我們異步溝通時更為流暢：
- Gmail：用於傳送內部信件
- Slack：用於即時討論、需要快速回覆的簡單問題、打卡和閒聊
- Jira ：用於組織、排列優先順序、追蹤和分配複雜工作項目
- Zoom ：用於真正需要開會的會議，股東之間進行重要決策，討論複雜或敏感議題，輕鬆的閒聊和提振團隊士氣的活動
- Paper：用於文件協作編輯
知識經濟蓬勃發展，人類創造力價值提升，專注力對於生產力的影響不容小覷。若員工能夠在政策、工具和文化方面找到平衡，遵循明確目標前進時，便會發現問題不一定出在生產力本身，而是他們如何在不同的數位工具之間順利切換，以確定工作的優先順序，並充分利用工具來幫助他們找回流失的專注力。
文/ Dropbox 亞太區業務負責人 洪俊元
（文章僅代表作者觀點，不代表Newtalk新聞立場。）
